Jak wystawić fakturę dla kontrahenta z UE? | DobryKantor.pl
Przynależność naszego kraju do Unii Europejskiej umożliwi nam pełną swobodę w zawieraniu umów handlowych i świadczeniu usług kontrahentom z dowolnego państwa członkowskiego. Dynamiczny rozwój sektora e-commerce i aktywna działalność polskich przedsiębiorców na rynkach zachodnich to tylko niektóre przyczyny wzrostu ilości transakcji międzynarodowych w obszarze małych i średnich przedsiębiorstw. Co za tym idzie, zwiększa się również ilość faktur wystawianych kontrahentom z UE. Sprawa jest niby prosta, ale jest kilka ważnych regulacji, które warto znać, aby uniknąć pomyłek.
Określenie miejsca świadczenia usług
Jest to czynność kluczowa, jeśli chodzi o rozliczenia pomiędzy krajami Unii. Od prawidłowego wyboru zależy wysokość i sposób rozliczenia podatku VAT. Według ogólnie przyjętej zasady miejsce świadczenia usług to siedziba lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej usługobiorcy.
Szczegółowo określa to art.28b ustawy o VAT:
| Rodzaj | Miejsce świadczenia usług |
|---|---|
| Zasada ogólna – obowiązująca w przypadku wskazania przez usługobiorcę siedziby działalności. | Siedziba działalności usługobiorcy. |
| Usługi świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej usługodawcy, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba. | Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej usługobiorcy. |
| Usługobiorca nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. | Stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu usługobiorcy. |
Do wyjątków należą między innymi usługi:
- transportowe (w tym transport morski i lotniczy),
- związane z nieruchomościami,
- turystyczne,
- kulturalne,
- sportowe i edukacyjne,
- restauracyjne i cateringowe.
Szczegółowe zasady określenia miejsca świadczenia usług dla tych przypadków określają artykułu od 28b do 28n wspomnianej ustawy.
W sytuacji, gdy usługobiorcą jest kontrahent zagraniczny będący osobą fizyczną, miejscem świadczenia usług jest siedziba działalności usługodawcy. Przypadek ten jest omówiony w art. 28c ustawy o VAT.
Rejestracja do VAT UE
Kolejnym krokiem do poprawnego wystawienia faktury kontrahentowi z UE jest dopełnienie obowiązku rejestracji do celów VAT EU, który dotyczy zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników VAT. Rejestrację należy dokonać na podstawie wniosku VAT-R, w którym należy uzupełnić część C.3. Po spełnieniu wymagań przedsiębiorca otrzyma numer NIP UE uprawniający do wykonywania transakcji zagranicznych z kontrahentami z krajów Unii Europejskiej.Jak wypełnić fakturę.
Ważne jest to, która ze stron jest zobowiązana do dokonania rozliczenia VAT. Jeżeli obowiązek spoczywa na zagranicznym kontrahencie, to na fakturze nie wprowadzamy ani stawki, ani kwoty podatku VAT. W polu dotyczącym opodatkowania wpisujemy skrót „NP”, od „nie podlega opodatkowaniu”. Są też sytuacje, gdy to nabywca jest zobowiązany do opłacenia podatku, a nie usługodawca czy dostawca towaru. W takiej sytuacji na fakturze powinna znaleźć się informacja o „odwrotnym obciążeniu”.
Dane identyfikacyjne podmiotów uczestniczących w transakcji nie różnią się od tych, które zamieszczane są na fakturze dla kontrahenta z Polski. Należy więc zamieścić nazwy stron, adresy siedzib i odpowiednie numery identyfikacyjne (NIP UE).
Oczywiście, taka faktura musi mieć jednoznacznie określoną walutę, w jakiej przeprowadzane jest rozliczenie. Nie ma tu bowiem miejsca na podwójne walutowanie dla każdej ze stron. Zarówno oryginał, jak i kopia muszą się ze sobą zgadzać co do treści, dlatego też obydwa te dokumenty muszą być wystawione w tej samej walucie. W przeciwnym razie zostaną zwrócone jako wystawione nieprawidłowo i nieważne.
